Privacyverklaring
For Every Kind is ontworpen volgens het principe van dataminimalisatie. De werkgever betaalt de benefit, maar bezorg- en contactgegevens worden rechtstreeks door de ontvanger aan For Every Kind doorgegeven. De calculatorinvoer blijft op het apparaat van de gebruiker.
1. Wie is verantwoordelijk?
For Every Kind, gevestigd in Alkmaar, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website, activatieomgeving en klantenservice worden verwerkt.
Contact voor privacyvragen: info@foreverykind.com of het contactformulier op de website.
2. Welke gegevens verwerken we?
Van werknemers en andere ontvangers
- activatiecode en werkgeverreferentie;
- naam, privéadres en privé-e-mailadres;
- gewenste leverweek en optionele naam voor het kaartje;
- order-, bezorg-, retour- en servicegegevens;
- communicatie met onze klantenservice.
For Every Kind vraagt niet om diagnoses, medische dossiers of andere gezondheidsgegevens. Vermeld dergelijke gegevens ook niet in vrije tekstvelden.
Van werkgevers en zakelijke contactpersonen
- naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens;
- contract-, factuur-, cost-center- en bestelgegevens;
- aantallen uitgegeven en geactiveerde benefitcodes;
- zakelijke communicatie en kennismakingsaanvragen.
Van websitebezoekers
- technische gegevens die nodig zijn om de website te leveren en beveiligen;
- cookievoorkeuren en lokale website-instellingen;
- eventuele formulieren die de bezoeker zelf verstuurt;
- na toestemming: paginabezoeken, verwijzende bron, globale apparaatinformatie, browsergegevens, globale regio en algemene interactiegebeurtenissen via Google Analytics.
Invoer in het digitale Verlofkompas en de verlofrekenhulpen wordt uitsluitend lokaal in de browser verwerkt. De ingevulde datums, werkuren, inkomens, opvanggegevens en toegangscode worden niet naar Google Analytics of For Every Kind verzonden. Analytics registreert alleen dat premium toegang is geopend of dat een resultaat is bekeken.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
- om een activatiecode te controleren en de benefit te leveren;
- om bezorging, klantenservice, vervanging en eventuele retouren uit te voeren;
- om de werkgever te factureren en een beperkte administratieve status te geven;
- om fraude, misbruik en veiligheidsincidenten te voorkomen;
- om zakelijke aanvragen te beantwoorden en kennismakingsaanbiedingen uit te voeren;
- om na toestemming te meten welke openbare pagina's en functies worden gebruikt en de website te verbeteren;
- om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en productveiligheidsverplichtingen.
Juridische grondslagen
- uitvoering van de zakelijke overeenkomst en de activatieaanvraag voor controle, levering en service;
- wettelijke verplichtingen voor facturatie, administratie en productveiligheid;
- het gerechtvaardigd belang om de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en zakelijke vragen te beantwoorden;
- toestemming voor Google Analytics; die toestemming kan altijd worden ingetrokken.
4. Wat ziet de werkgever?
De werkgever ontvangt in beginsel alleen informatie die nodig is voor administratie en facturatie, zoals:
- of een code open, geactiveerd of verlopen is;
- de benefitwaarde en administratieve referentie;
- optioneel een status op hoog niveau, zoals “geleverd”.
De werkgever ontvangt niet het privéadres, privé-e-mailadres, kaartnaam, cursusvoortgang, antwoorden, calculatorinvoer of vrije tekst van de ontvanger. Alleen wanneer de ontvanger dit zelf vraagt of een wettelijke verplichting geldt, kan een uitzondering nodig zijn.
5. Met wie delen we gegevens?
Alleen wanneer nodig voor de dienstverlening kunnen gegevens worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde partijen, zoals:
- warehouse- en fulfilmentpartners;
- vervoerders en bezorgdiensten;
- website-, hosting-, e-mail- en CRM-leveranciers;
- Google als leverancier van Google Analytics, uitsluitend nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven;
- betaal- en facturatieproviders;
- opleidings- en cursuspartners wanneer de ontvanger een EHBO-voucher of digitale leermodule activeert;
- professionele adviseurs en bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk vereist is.
Iedere partij krijgt alleen de gegevens die nodig zijn voor haar taak. Met leveranciers die in opdracht persoonsgegevens verwerken worden de toepasselijke privacy- en beveiligingsafspraken gemaakt. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte worden de wettelijke doorgiftewaarborgen toegepast.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
For Every Kind bewaart gegevens niet langer dan nodig voor het doel, een wettelijke termijn of de afhandeling van een claim. Hiervoor gelden de volgende maximale termijnen:
- order- en factuurgegevens: zolang fiscaal of juridisch vereist;
- aflever- en servicegegevens: tot maximaal 24 maanden na afronding, tenzij langer nodig voor een claim of terugroepactie;
- niet-geactiveerde codes: tot het einde van de afgesproken activatieperiode;
- zakelijke leads: maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact;
- cookievoorkeuren en Analytics-cookies op het apparaat: maximaal 12 maanden;
- gebruikers- en gebeurtenisgegevens in Google Analytics: volgens de ingestelde bewaartermijn van maximaal 2 maanden; geaggregeerde rapportages kunnen langer beschikbaar blijven.
7. Beveiliging
For Every Kind beperkt toegang tot mensen en leveranciers die de gegevens nodig hebben, gebruikt beveiligde verbindingen en maakt afspraken over geheimhouding, incidenten en verwijdering. Geen enkele online verwerking is volledig zonder risico. Een vermoedelijk datalek kan worden gemeld via info@foreverykind.com.
8. Jouw rechten
Je kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Ook kun je toestemming intrekken wanneer verwerking daarop is gebaseerd.
Een verzoek kan worden gestuurd naar info@foreverykind.com. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies en lokale opslag
De website gebruikt noodzakelijke lokale opslag om de cookievoorkeur maximaal 12 maanden te onthouden en om toegang tot het volledige Verlofkompas en de verlofrekenhulpen maximaal 30 dagen op het apparaat te bewaren. Deze noodzakelijke opslag verstuurt geen verlof- of calculatorinvoer naar For Every Kind.
Google Analytics 4 met meet-ID G-GYX5PWZD0X wordt pas
geladen nadat de bezoeker op “Analytics toestaan” heeft geklikt. Tot
dat moment wordt de Google-tag volledig geblokkeerd en worden geen
Analytics-gegevens naar Google verzonden. Na toestemming kan Google
Analytics cookies plaatsen, waaronder _ga en een
propertygebonden _ga_…-cookie. Advertentieopslag, Google
Signals en advertentiepersonalisatie staan uit.
For Every Kind stuurt geen namen, e-mailadressen, formulierinhoud, toegangscodes of ingevulde verlof- en financiële gegevens naar Google Analytics. Alleen algemene gebeurtenissen worden gemeten, zoals een geslaagde zakelijke aanvraag, het openen van de calculator of het bekijken van een berekeningsresultaat.
De keuze kan op ieder moment worden gewijzigd via “Cookievoorkeuren” onderaan de website. Wanneer “Alleen noodzakelijk” wordt gekozen, stopt de website de Analytics-meting en probeert zij bestaande Analytics-cookies op het apparaat te verwijderen. Er zijn geen marketingpixels actief.
10. Gegevens over kinderen
For Every Kind is gericht op ouders en werkgevers, niet op kinderen als gebruikers. We vragen niet om gegevens van het kind die niet nodig zijn voor de dienstverlening. Personalisatie met een naam is optioneel en wordt alleen verwerkt wanneer dit nodig is voor de gekozen kaart of levering.
11. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, wetgeving of leveranciers wijzigen. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe versiedatum.