Privacyverklaring
For Every Kind is ontworpen volgens het principe van dataminimalisatie. De werkgever betaalt de benefit, maar persoonlijke keuzes en aflevergegevens worden rechtstreeks door de ontvanger aan For Every Kind doorgegeven.
1. Wie is verantwoordelijk?
For Every Kind, gevestigd in Alkmaar, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website, activatieomgeving en klantenservice worden verwerkt.
Contact voor privacyvragen: het contactformulier op de website. Dit adres wordt beheerd voor privacyvragen en verzoeken.
2. Welke gegevens verwerken we?
Van werknemers en andere ontvangers
- activatiecode en werkgeverreferentie;
- naam, privéadres, e-mailadres en eventueel telefoonnummer;
- gewenste leverweek en afleverinstructies;
- gekozen pakketmodule en productuitsluitingen;
- order-, bezorg-, retour- en servicegegevens;
- communicatie met onze klantenservice.
For Every Kind vraagt niet om diagnoses, medische dossiers of andere gezondheidsgegevens. Vermeld dergelijke gegevens ook niet in vrije tekstvelden.
Van werkgevers en zakelijke contactpersonen
- naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens;
- contract-, factuur-, cost-center- en bestelgegevens;
- aantallen uitgegeven en geactiveerde benefitcodes;
- zakelijke communicatie en demo-aanvragen.
Van websitebezoekers
- technische gegevens die nodig zijn om de website te leveren en beveiligen;
- cookievoorkeuren en lokale demo-instellingen;
- eventuele formulieren die de bezoeker zelf verstuurt.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
- om een activatiecode te controleren en de benefit te leveren;
- om bezorging, klantenservice, vervanging en eventuele retouren uit te voeren;
- om de werkgever te factureren en een beperkte administratieve status te geven;
- om fraude, misbruik en veiligheidsincidenten te voorkomen;
- om zakelijke aanvragen te beantwoorden en pilots uit te voeren;
- om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en productveiligheidsverplichtingen.
De uiteindelijke juridische grondslagen worden per proces vastgelegd. Dat kan uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of — waar nodig — toestemming zijn.
4. Wat ziet de werkgever?
De werkgever ontvangt in beginsel alleen informatie die nodig is voor administratie en facturatie, zoals:
- of een code open, geactiveerd of verlopen is;
- de benefitwaarde en administratieve referentie;
- optioneel een status op hoog niveau, zoals “geleverd”.
De werkgever ontvangt niet het privéadres, privé-e-mailadres, de gekozen module, uitsluitingen, cursusvoortgang, antwoorden of vrije tekst van de ontvanger, tenzij de ontvanger daar uitdrukkelijk om vraagt of dit wettelijk noodzakelijk is.
5. Met wie delen we gegevens?
Alleen wanneer nodig voor de dienstverlening kunnen gegevens worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde partijen, zoals:
- warehouse- en fulfilmentpartners;
- vervoerders en bezorgdiensten;
- website-, hosting-, e-mail- en CRM-leveranciers;
- betaal- en facturatieproviders;
- opleidings- en cursuspartners wanneer de ontvanger een EHBO-voucher of digitale leermodule activeert;
- professionele adviseurs en bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk vereist is.
Voor publicatie worden verwerkersovereenkomsten, doorgiftecontroles en een actueel leveranciersregister ingericht.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
For Every Kind bewaart gegevens niet langer dan nodig. De volgende bewaartermijnen gelden als uitgangspunt en worden in het operationele verwerkingsregister nader vastgelegd:
- order- en factuurgegevens: zolang fiscaal of juridisch vereist;
- aflever- en servicegegevens: tot maximaal 24 maanden na afronding, tenzij langer nodig voor een claim of terugroepactie;
- niet-geactiveerde codes: tot het einde van de afgesproken activatieperiode;
- zakelijke leads: maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact;
- cookievoorkeuren: maximaal 12 maanden.
7. Beveiliging
For Every Kind treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder rolgebaseerde toegang, versleutelde verbindingen, logging, beperkte exportmogelijkheden, leveranciersbeheer en procedures voor datalekken.
8. Jouw rechten
Je kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Ook kun je toestemming intrekken wanneer verwerking daarop is gebaseerd.
Een verzoek kan worden gestuurd naar het contactformulier op de website. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies en lokale opslag
De huidige website gebruikt alleen lokale opslag om de cookiekennisgeving en demo-instellingen te onthouden. Er zijn geen advertentie- of analysecookies opgenomen. Wanneer later analytics, CRM-tracking of marketingpixels worden toegevoegd, wordt vooraf een passend toestemmingsmechanisme ingericht en deze verklaring bijgewerkt.
10. Gegevens over kinderen
For Every Kind is gericht op ouders en werkgevers, niet op kinderen als gebruikers. We vragen niet om gegevens van het kind die niet nodig zijn voor de dienstverlening. Personalisatie met een naam is optioneel en wordt alleen verwerkt wanneer dit nodig is voor de gekozen kaart of levering.
11. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, wetgeving of leveranciers wijzigen. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe versiedatum.